商务报价函
报价函是商务活动中作为卖方在接到客户的询价函后发出的回复性信函。对于卖方而言，一封报价信可能意味着一次销售的好时机，所以回复的报价函一定要及时、确切、周到，不要因为某些小小疏忽而失去了潜在的客户。那么什么是商务报价函？
商务信函属于商务礼仪文书范畴，是指企业与企业之间，在各种商务场合或商务往来过程中所使用的简便书信。其主要作用是在商务活动中用来建立经贸关系、传递商务信息、联系商务事宜、沟通和洽商产销;询问和答复问题、处理具体交易事项。其种类包括联系函、推销函、订购函、确认函、索赔函等多种。
商务信函一般由三部分组成:信头、正文、信尾。
(一)信头
信头即信函的开头，由发信人名称及地址、标题、函号、称谓、收信人地址和单位等组成。
1发信人名称及地址
发信人名称及地址一般写明发信人企业单位名称及详细地址。还包括电话号码、电报挂号、专用电码、电传、传真、网址等商务联系信息。
2.标题
作为商务信函，它与一般的普通信件不同，只要不是企业单位个人与个人之间的交流，商务信函一般可以有标题。标题位置在信文首页卜方，居中书写，其内容是标明事由。事由要求概括出函件的主旨、中心，使收信人通过标题就对信文的主要内容有大致的了解。常见的商务信函标题有以下两种形式:
(1)由事由加文种名称“函”构成，如“关于要求承付打印机货款的函”、“推销函”、“订购函”、“索赔函”等。
(2)先写“事由”二字，加冒号提示，然后直接标写该信函的内容，如“事由:机动车索赔”。
3函号
函号即编号，分为对方编号和己方编号。在外贸业务信函的信头上注明编号，可保证信函便于管理和查阅。
函号位置一般出现在标题右下方或信头的左上方。常见的有两种形式:一是仿效行政公文发文字号的格式，采用“x函〔xxxx〕x号”或(xxxx)“函第x号”的形式;二是采用直接编号的形式，如“第x号”。
4称谓
称谓是对收信人或收信单位的称呼，一般写受文者的尊称，这是商务信函必须的一项。其位置一般在标题或函号的左下方，单独占行，顶格书写，后面用冒号。书写时有以下两种称谓:
(1)泛指尊称。“尊敬的”后加称谓并加冒号，如“尊敬的先生”、“尊敬的女士”等。尊称中可以使用职务，如“尊敬的办公室主任”、“尊敬的财务部部长”、“尊敬的销售部经理”等。
(2)具体称谓。即具体指名道姓的尊称。在姓名后面加称谓语。这类称谓一般用于写信人与收信人彼此认识或者非常熟悉的情况。因为这种称谓能够体现写信人与收信人之间的情感与密切关系。称谓可用泛称中的“先生”、“女士”等，也可以使用职务，如“尊敬的办公室石主任”、“尊敬的财务部张部长”、“尊敬的销售部王经理”等。
5.收信人地址、单位
收信人地址、单位要写明收信人企业单位名称及详细地址。
(二)正文
正文是商务信函的主体，叙述商务往来联系的实质问题。正文写作要求内容单纯，一文一事，文字简明，事实有据，行文礼貌。
1问候语
问候语也即应酬语或客气语。开头的问候语是商务信函必不可少的，即发信人对收信人打招呼的礼貌问候语。一般用一两句尊敬的客气话表示，如“您好”,“近来生意可好，效益颇高”等。如果是初次联系，可使用“久仰大名，未亲雅教”等词语。如果是回函，可使用“惠书敬悉，不胜感激”等词语表示感谢来函。
2主体
主体是商务信函正文的核心内容，是发信人要说明的事项。不同的商务信函的内容是不同的。一般包括以下两个内容:
(l说明发函缘由。直截了当、简明扼要地说明发函的目的、根据、原因等内容;复函则要引叙对方来函要点，以示复函的针对性。
(2)说明发函事项。主体表达信函的中心内容，一般是根据发函缘由详细地陈述具体事项，或是针对所要商洽的问题或联系事项，阐明自己的意见。要求语气要平和，问题要明确，事实要清楚，表达要明白。如商洽函的正文主体包括商洽缘由、商洽内容、意愿要求三部分;询问函的正文主体包括询问缘由、询问事项两部分;答复函的正文主体包括答复缘由、答复内容两部分;商品报价函的正文主体包括产品的价格、结算方式、发货期、产品规格、可供数量、产品包装、运输方式等。
如果正文主体内容简单，逻辑上可采用篇、段合一式结构，如果正文主体内容较多，逻辑上可采用分段式结构。
3结尾语
正文结束以后，一般用精练的语言将主体所叙之事加以简单概括，并提出本函的有关要求，强调发函的日的。如请求函的结尾语是“拜托之事，承望协助解决为盼”，希望回函的结尾语是“不吝赐函，静候佳音”等。结尾语视发信人与收信人的关系以及信函的内容而定，要求恰当得体。
(三)信尾
信尾部分包括四部分内容。
1祝颂语
所有的商务信函都要写明祝颂语。祝颂语分为祝者自身的
请候语和收信人的安好语两部分:
(1)请候语，在正文结束后空两格书写。常用的有“敬祝”、“顺颂”、“恭祝”等。
(2)安好语，一定另起一行顶格书写，以表示对对方的尊重。常用的安好语有“商棋”、“金安”、“生意兴隆”等。
2签署
签署即发信人的署名或签名、用印。商务信函的署名可根据企业的要求或发信人的意见而定。有的企业署名以单位名称加盖印章的方式;有的企业要求发信人直接签名，以示对信函的内容负责。个人签名一定要由发信人亲手所签。
3日期
日期一般是发信具体时间。商务信函因为涉及商务业务往来，务必写明发信日期。一般采用以下三种形式:
(1)公文日期形式。即在信函签署下方用汉字小写写明发信日期，如xxxx年八月十八日。
(2)阿拉伯数字形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字写明发信日期，如2008年8月18日。
(3)国际标准简写法形式。即在信函签署下方用阿拉伯数字标记年、月、日，在一位数的月、日前加“0，如2008年08月18日。
无论哪种写法，日期务必写全，以便存档备查。如2008年08月08日，不能写成“08年08月08日”。
4附件
附件是随函附发的有关材料，如报价单、发票、确认书、单据等。如果需要标注附件的，在信函签署的下方可以标注附件。如果附件是两个以上的，要分别标注附件一、附件二等。
询价函怎么写
例文一：
询价函
×××先生:
我公司对贵厂生产的绿茶感兴趣,需订购君山毛尖茶。品质:一级。规格:每包100克。望责厂能就下列条件报价:
1、单价。
2、交货日期。
3、结算方式。
如果贵方报价合理,且能给予最惠折扣,我公司将考虑大批量订货。
希速见复。
××副食品公司×年×月×日
例文二：
××公司:
请贵方给我方寄来按照所附明细提供零件的报价一式三份。
请按明细单所列各项在报价中注明品名全称、型号、技术规格、材质、价格和重量,并请注明可能的交货期和按立方米计算的总交货量。亦请分别注明包装费和运输费。
请贵方告知我方寄出报价的尽可能准确的日期。
如贵方因故不能提出报价,请贵方尽快回信告知我方,我方将十分感谢。
预致谢意。
××公司×先生×年×月×日
扩展资料：
1、询价函的概念
询价,是由买方向卖方就某项商品交易条件提出的询问。询价目的是请对方报价.询价对交易双方都没有法律上的约束力。
2、询价函的结构及写作方法
询价函可以向卖主索要主要商品目录本、价目单、商品样品、样本等,也可以用发询价单或订单的方式询问某项商品的具体情况。
什么是报价函
报价函是商务活动中作为卖方在接到客户的询价函后发出的回复性信函。
对于卖方而言，一封报价信可能意味着一次销售的好时机，所以回复的报价函一定要及时、确切、周到，不要因为某些小小疏忽而失去了潜在的客户。
报价函内容
报价函是指企业向顾客提供商品的有关交易条件的信函。一般来说，报价函主要包括以下内容：
(1)品名；
(2)价格、数量；
(3)结算方式；
(4)发货期；
(5)产品规模；
(6)产品包装；
(7)运输方式。
报价函写作规范
(一)标题
即件名或主题，在第一行居中用较大字体标注，指出信函的主要内容。可以直接书写“报价函”、“报价信”等字样。
细节提示
◆标注件名或主题的目的是使收信者一打开信函就知道其内容，也方便对方分发或归档时参考。
◆件名或主题要根据需要而用，不是说每函必有，可以酌情省略。
(二)称谓
在标题之下另起一行或直接在第一行顶格书写受信者的名称。称谓后加冒号。
细节提示
◆由于报价函是针对询价函的，所以称谓项应该根据询价函而写上具体的对方的单位或部门名称、个人姓名等。
◆个人姓名前可以加上“尊敬的”等敬语，姓名后应当加上“先生”、“女士”、“经理”、“主任”等称呼。
(三)正文
在称谓之下另起一行空两格开始书写，一般首先简要说一句感谢对方的询价，然后具体答复价格及相关信息，如产品的质量、规格、包装、交货方式、优惠政策等，最后礼貌地写上“欢迎再询”等关切的话。
细节提示
◆不要以为是报价函就只回答报价问题，报价离不开产品的质地、规格、包装等问题。
(四)结语
在正文之下另起一行空两格书写“此致”、“顺祝”等表示恭谨之意的词语，再另起一行顶格书写“敬礼”、“商祺”等表示祝愿的话，后面不必加标点符号。
细节提示
◆常见的结语还有“祝——红运永在”、“恭祝——商安”等。
◆结语也可以酌情书写一句礼貌性的应酬语，后面加句号。
◆结语还可以酌情省略。
(五)落款
在正文或结语的右下方署上写信者的名称。在署名的下方写上写信的日期。
细节提示
◆写信者的名称可以是单位或部门名称，也可以是个人姓名。
◆如果写信者的名称是单位或部门名称，应当书写其全称或规范化简称。
◆如果写信者的名称是个人姓名，前面可以标示其单位或部门名称。
报价函范例
范例1：
尊敬的宋经理：
您好!
由衷感谢贵公司来函询价，现将我公司最大号皮质旅行拉杆箱的有关信息提供如下：
产品编号：NP—F3552／32
产品质量：一级牛皮
产品规格：80cmX50cmX30cm
产品包装：标准硬纸箱
产品价格：2200元/只
产品结算方式：商业汇票
交货方式：送货上门
送货日期：本市收到订单3日
优惠价格：订单达20只按9折
如有问题，欢迎再询，我们期待着为您服务。
恭祝
商安
××箱包公司
销售部
××年×月
范例2：
××副食品公司：
贵方X月XEl询价函收悉，谢谢。
兹就贵方要求，报价详述如下：
商品：君山银针茶
品质：一级
规格：每包100克
单价：每包XX元(合包装费)
结算方式：汇票
交货日期：收到订单10日内发货
我方所报价极具竞争力，如果贵方订货量在1000包以上，我方可按90%的折扣收款。
如贵方认为我们的报价符合贵公司的要求，请早日订购。
恭候佳音。
××茶叶厂
××年×月×日
范例3：
回复报价函
公司：贵方……(日期)对……(商品名称)的报价已经收到。我方不能同意该报价，因为贵方提出的价格高于其他公司对我方的报价。
如贵方愿意向我方出售上述商品，请重新研究并告知新的价格。
请贵方在一年一月一日以前给予答复。
公司
年月日
参考文献
1.0 1.1 1.2 1.3金常德编著.常用应用文写作规范与技法.广西人民出版社,2009.06.
企业国际化管理研究课题组著.中小企业营销国际化管理文案.光明日报出版社,2005年01月第1版.
廖金泽著.中国秘书大全秘书标准卷三.海天出版社,2004年04月第1版.
